司法書士の中嶋です。
先日、株式会社の設立登記に伴い高槻公証役場において初めての電子定款認証手続きを行ってきましたので、以下に自分の備忘録を兼ねて簡単に手続きの流れや持ち物をご紹介したいと思います。
なお、以下は2022年11月時点の情報であり、今後変更になる可能性や公証役場によって異なる可能性もございますので予めご了承ください。
初めてということもあり、まずは高槻公証役場に電話して持ち物や手続きの流れを確認したのですが、定款認証に先立ってまずは定款案、発起人の印鑑証明書および実質的支配者となるべき者の申告書の3点を公証人に送付するように言われました。
高槻公証役場のウェブサイトに記載されているメールアドレス宛に書類を送信すると、すぐに返信をいただけました。
公証人によるそれらの書類の確認が終わり、問題がなければ次は定款認証の予約をします。
定款認証の予約をしたら、公証役場に行く前に電子署名を付与した電子定款を「登記・供託オンライン申請システム」からダウンロードした「申請用総合ソフト」を使用して公証役場に送信しておきます。
定款に電子署名を付与する方法に関しては以下の記事をご参照ください。
事前に電話で確認していた通り、電子定款認証のため公証役場を訪れた際は以下を持参しました。
- 司法書士の会員証および身分証明書（運転免許証など）
- 発起人の実印を押印した委任状（定款を綴じて割印を押印）
- 発起人の印鑑証明書
- 費用
費用は予約の際に教えていただけますが、私の場合は定款認証手数料が50,000円（資本金の額等が300万円以上の場合）と定款謄本手数料が2通で1,940円と合わせて約52,000円でした。
それから、公証役場の認証時に書類に記名押印または署名をする必要があったので、認め印があれば便利かと思います（私の場合、近場だったこともあり印鑑を持参しなかったのですが、書類を修正いただいて署名で対応することができました）。
後は、実質的支配者となるべき者の身分証明書の写しがあった方が良いかと思います。
この身分証明書は、実質的支配者となるべき者の申告書の注意書きに「実質的支配者となるべき者の本人特定事項等が明らかになる資料も添付する」と記載されていることが根拠となります。
実質的には発起人の運転免許証のコピーなどになるかと思いますが、事前に電話で持ち物を確認した際には何も言われなかったので持参をしなかったところ、印鑑証明書でも問題はないようでした。
ちなみに、高槻公証役場はJR高槻駅前、高槻阪急デパート前の通りを挟んだ向かい側のビルにあります。
高槻公証役場における電子定款認証手続きはスムーズで、所要時間は30分もかかりませんでした。
書類を提出して費用を支払い、認証済み定款の謄本2通、データが入ったCD-R、申告受理及び認証証明書、領収証を受領して手続き終了となりました。
認証済み定款の謄本は登記申請の際の添付書類として1通、会社保存用として1通の合計2通あった方が良いかと思います。
CD-Rは公証役場によっては持参しなければならないところもあるみたいですが、高槻公証役場では公証役場の方で用意していただけました。
以上、簡単ですが、高槻公証役場における電子定款認証手続きの流れと持ち物についてご紹介しましたので、ご参考にしていただけますと幸いです。