株式会社・合同会社などの会社や一般社団法人・医療法人などの法人は、設立すると管轄する法務局で設立の登記をする義務があります。そして、その変更が生じた場合にも一定期間内に登記申請を行うことが義務付けられています。登記する情報は、会社（法人）の名前・住所地・資本金・役員など法律で決まっています。そして、登記された情報は、登記事項証明書（いわゆる「登記簿謄本」）を取得すれば、誰でも見ることができます。
登記される情報の中で、役員欄には代表者について、氏名のみならず個人の住所を登記することが義務付けられてきました。その理由としては、会社の運営や意思決定の最終責任者の所在を登記することにより、トラブルや紛争の際にその所在を明らかにするためや、取引相手や金融機関などの第三者が代表者の実在性を確認できることにより信頼性が高まるなどいくつか挙げられます。
ただし、近年においては、プライバシーの保護の重要性が高まってきており、令和6年10月1日に改正された商業登記規則等が施行されました。今回の改正では、株式会社における代表取締役（代表執行役、代表清算人にも適用がありますが、ここでは代表取締役として説明します）の住所の記載について、市区町村以下を非公開にすることができるようになったのです。ただし、今回の改正の対象となるのは株式会社に限られており、限定的な措置といえます。
また、この非表示の措置は必ずされるものではなく、希望する場合には申し出をする必要があります。つまり、法改正後も代表取締役の個人の住所を登記することが、引き続き原則となります。そのうえで、例外として非表示を希望する申し出があった場合に、代表取締役の住所欄に市区町村以下は記載されない措置がされることになります。
さらに、この非表示措置の申し出はいかなる場合においてもできるわけではなく、申し出ができるタイミングについても限定的な規定となっています。申し出ができるタイミングは、以下の３つのケースが規定されています。
①これから設立する株式会社の場合は、設立登記の際に同時に申し出る②本店を他の登記所の管轄区域内に移転した場合（管轄外本店移転）の新所在地における登記をする際に申し出る③すでに登記されている株式会社は、代表取締役の就任登記や重任（再任）登記の際、あるいは代表取締役の住所に変更が生じた際の住所変更登記の際に同時に申し出る、場合となります。
この申し出は、３つのいずれかのケースの登記申請を司法書士に依頼するのであれば、同時に非表示措置の申し出も司法書士に依頼して代理ですることができます。一度非表示措置の申し出をした代表取締役が、同じ住所で再任（重任）した場合には再度の非表示の申し出をする必要はありません。しかし、再任の際に住所が変更されておれば再度の非表示措置の申し出が必要となります。
また、一度非表示措置の申し出をしたものの、やはり住所をすべて表示させたい場合には、非表示措置終了の申し出ができ、この非表示措置終了の申し出は、何らかの登記申請と同時にする必要はなく、申し出のみを単独ですることができます。
非表示措置の申し出をすることによって、登記事項証明書（登記簿謄本）には、代表取締役の住所は市区町村までしか記載されませんが、法務局においては代表取締役の住所を把握しておく必要があり、登記の申請書には住所のすべてを記載しなければなりません。また、後日代表取締役が転居した場合など住所に変更が生じた場合には、非表示措置の申し出をしていても、代表取締役の住所変更登記を申請しなければなりません。
ここでは細かい書類の内容は割愛しますが、非表示措置の申し出をする場合には、ケースごとに規定された書面を提出することになっています。非表示措置の申し出を希望される場合には、実情に合わせて必要な書類を案内させていただくことができますので、ぜひお問い合わせください。
非表示措置をすることによって、外部に代表取締役の個人の住所が公開されることがなくなりますから、プライバシーを守ることができメリットしかないようにも思えます。ただ、取引を行う場合には、取引先によっては本人確認の際に住所と氏名によって本人を特定できないため、別途書類を求められることもあるかと考えます。
つまり、登記事項証明書（登記簿謄本）では、住所が確認できないため、運転免許証を提示しても、確実に同一人として一致させることはできなくなります。株式会社の印鑑証明書には、もとより代表取締役の住所は記載されませんから、これによっても確認ができません。株式会社の印鑑証明書に記載された代表取締役の生年月日、運転免許証に記載された生年月日、氏名、顔写真などを総合して判断することになるかと思います。また、追加書類の提出を求められることもあるでしょう。
さて、今回は代表取締役の住所の非表示措置の申し出についてその概要を解説しました。もっと詳しく知りたい方やご自身の会社の事情に照らしてアドバイスを希望される場合は、一度当事務所までご連絡ください。
